Krav til fuldmagten
Det skal fremgå klart af fuldmagten, hvem der giver fuldmagt, og hvem der gives fuldmagt til. Det betyder at fysiske personer skal angives med fulde navn og adresse, og juridiske personer (selskaber, foreninger med videre) skal angives med fulde navn og CVR nr.
Det skal være tydeligt hvad der gives fuldmagt til, herunder for eksempel at søge nødvendige myndighedstilladelser til afholdelse af det ønskede arrangement. Det skal altså være beskrevet i fuldmagten hvad der gives fuldmagt til, eller der skal henvises i fuldmagten til arrangementsansøgningen.
Fuldmagten skal underskrives og dateres af den, der giver fuldmagt. Digital underskrift med MitID er tilstrækkeligt. Hvis der skrives under for en juridisk enhed (selskab, forening med videre), skal oplysning om tegningsregler dokumenteres. Det kan ske ved henvisning til opdaterede oplysninger på www.virk.dk om tegningsregel for den juridiske enhed, eller ved at der medsendes vedtægter og generalforsamlingsreferat der dokumenterer, at underskriver er tegningsberettiget for den juridiske enhed.
Vi beder ikke om fuldmagt fra advokater eller medlemmer af en stand, der inden for det pågældende forvaltningsområde typisk optræder som partsrepræsentant, f.eks. godkendte revisorer i skattesager eller landinspektører i udstykningssager. Disse har i sagens natur stillingsfuldmagt.
Omvendt indhenter vi fuldmagt fra foreninger, andre rådgivere og lignende, som repræsenterer f.eks. en grundejer eller en arrangør.
Hvorfor skal vi have en fuldmagt
Det er myndighedens ansvar at sikre, at den ikke korresponderer med en partsrepræsentant, uden at der foreligger den nødvendige bemyndigelse fra parten. Er myndigheden i tvivl om omfanget af bemyndigelsen, skal myndigheden søge spørgsmålet afklaret, f.eks. ved at indhente dokumentation for omfanget af repræsentationsforholdet.
Det er således myndigheden, der afgør, om repræsentanten skal fremlægge en skriftlig fuldmagt eller på anden måde godtgøre, at den pågældende kan optræde som partsrepræsentant.
Der er generelt grund til at forlange fuldmagt, hvis det er særligt begrundet i sagens karakter eller omstændighederne i øvrigt. Det kan f.eks. være tilfældet, hvor sagsbehandlingen vil kunne påføre parten økonomiske omkostninger eller i øvrigt få afgørende betydning for partens personlige forhold.
I forbindelse med myndighedstilladelser til afholdelse af arrangementer, er fuldmagt derfor relevant, da overtrædelse af tilladelser og/eller dispensationer kan have både retlige og økonomiske konsekvenser for grundejeren og/eller arrangøren.