Sådan behandler Gribskov Kommune dine personoplysninger
Gribskov Kommune anvender RoboRef som et digitalt værktøj til at understøtte referatskrivning i forbindelse med møder og samtaler. RoboRef benytter kunstig intelligens (AI) til at transskribere lydoptagelser og generere et udkast til referat, som efterfølgende gennemgås og kvalitetssikres af en medarbejder. Når vi anvender RoboRef, behandler vi personoplysninger om dig.
Nedenfor kan du læse om, hvorfor og hvordan kommunen indsamler og behandler personoplysninger om dig, herunder, hvilke personoplysninger vi behandler, herunder formålet med behandlingen og lovgrundlaget om der sker videregivelse af dine personoplysninger, hvor lang tid personoplysningerne opbevares og hvilke rettigheder du har i den forbindelse.
Formålet med behandlingen
Vi indsamler og behandler kun de personoplysninger, der er nødvendige for at kunne varetage vores sagsbehandling. Formålet er at sikre, at vi kan udføre den myndighedsopgave, som vi er blevet pålagt ved lov.
I forbindelse med brugen af RoboRef, er formålet at sikre effektive, præcise og retvisende referater fra møder og samtaler med borgere, samarbejdspartnere og medarbejdere.
RoboRef anvendes til at omsætte tale til tekst, så kommunen kan dokumentere drøftelser og beslutninger korrekt.
Hvilke personoplysninger behandler Gribskov Kommune?
Vi behandler kun de oplysninger, der er nødvendige for at udarbejde referatet fra mødet eller samtalen.
Vi kan behandle følgende personoplysninger om dig:
- Almindelige personoplysninger omfattet af GDPR artikel 6, herunder kontakt- og stamoplysninger, som fx navn, adresse, e-mailadresse og telefonnummer samt økonomiske forhold, familieforhold og samlivsforhold.
- Følsomme personoplysninger omfattet af GDPR artikel 9, stk. 1, herunder helbredsoplysninger og andre følsomme oplysninger, der naturligt kan fremkomme i mødet. Oplysninger om personnummer omfattet af databeskyttelseslovens § 11.
- Lydoptagelser af din stemme under mødet, som transskriberes til tekst af RoboRef.
Behandlingsgrundlag
Behandlingen af dine personoplysninger sker som led i kommunens myndighedsudøvelse og på baggrund af følgende retsgrundlag:
- Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.
- Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra g.
- Databeskyttelseslovens kapitel 3 og kapitel 6.
- Retssikkerhedsloven samt relevant særlovgivning.
Oplysningerne behandles og journaliseres i kommunens fagsystem (RoboRef).
Oplysningspligten følger af databeskyttelsesforordningens artikel 13 og 14.
Lovgrundlaget kan findes på www.retsinformation.dk.
Hvor får vi oplysningerne fra?
Oplysningerne kommer direkte fra dig og eventuelle andre deltagere i mødet eller samtalen.
Der indhentes ikke oplysninger fra andre kilder i forbindelse med brugen af RoboRef.
Sker der videregivelse af personoplysningerne?
Oplysningerne anvendes internt i Gribskov Kommune som led i sagsbehandlingen.
Kommunen benytter en databehandler til drift og teknisk håndtering af RoboRef. Databehandleren behandler oplysningerne efter instruks fra kommunen og må ikke bruge dem til egne formål.
Der sker ikke videregivelse af oplysninger til tredjepart eller til lande uden for EU/EØS.
Opbevaring af dine personoplysninger
- Lydoptagelsen slettes efter 7 dage.
- Transskriberingen slettes, når referatet er færdiggjort og kvalitetssikret – som udgangspunkt senest efter 7 dage.
- Det endelige referat journaliseres i kommunens sags- eller dokumenthåndteringssystem og opbevares efter gældende regler i arkivlovgivningen.
- Gribskov Kommune opbevarer dine personoplysninger, så længe der er et sagligt behov efter reglerne i arkiv- og forældelseslovgivningen.
Hvilke rettigheder har du?
Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at se de oplysninger, vi behandler om dig, og få information om, hvordan oplysningerne bliver behandlet.
Ret til rettelse
Du har ret til at få forkerte oplysninger om dig rettet.
Ret til sletning
Du har ret til at anmode om sletning af dine oplysninger.
Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
Retten til at trække samtykke tilbage
Hvis behandlingen af dine oplysninger er baseret på samtykke, kan du til enhver tid trække dit samtykke tilbage.
Hvis du har spørgsmål
Har du spørgsmål til vores sagsbehandling, ydelser og service eller til Gribskov Kommunes behandling af dine personoplysninger, skal du kontakte Gribskov Kommune.
Det kan du gøre på Borger.dk eller tlf. 7249 6000.
Skriver du om behandling af personoplysninger, så skriv venligst ’Personoplysninger’ i overskriften.
Databeskyttelsesrådgiver (DPO)
Gribskov Kommune har som offentlig myndighed udpeget en databeskyttelsesrådgiver (DPO).
DPO’en kan hjælpe dig, hvis du har spørgsmål om dine rettigheder eller hvis du har generelle spørgsmål om kommunens håndtering af personoplysninger.
Læs mere om DPO’en og find kontaktoplysninger her:
https://gribskov.dk/om-kommunen/databeskyttelse
Klage til Datatilsynet
Er du uenig i den måde, Gribskov Kommune behandler dine personoplysninger, kan du klage til Datatilsynet.
Vær opmærksom på, at Datatilsynet kun er klageinstans i forhold til behandlingen af dine personoplysninger – ikke i forhold til håndteringen af din sag hos kommunen.
Hvis du er uenig i Gribskov Kommunes håndtering af din sag i forbindelse med en ydelse eller service, skal du kontakte Gribskov Kommune.
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Tlf.: 33 19 32 00
www.datatilsynet.dk